A organização é um dos fatores mais importantes para que possamos ter melhor desempenho em qualquer tarefa, seja pessoal ou profissional. Por isso, decidi listar 8 dicas de ferramentas e aplicativos para manter a organização, que podem ser combinadas para tirar o máximo proveito do tempo e da consistência das tarefas.

Ferramentas para a sua organização.

Organização

1) Planner

Seja sozinho ou combinado com outras ferramentas, muitas pessoas ainda gostam de usar o bom e velho planner de papel. Uma forma de utilizá-lo para melhor visualização, é separar cores de marca-texto ou canetas, e anotar as tarefas de acordo com seu tipo (faculdade, trabalho, pessoal, etc.). Se o planner for apenas profissional, é interessante separar por projetos para uma melhor organização.

O ideal é que não tenha muita informação, basicamente, só o horário, a tarefa e, se necessário, que seja anotado em outro lugar uma descrição mais completa. O principal é a visualização rápida para tomada de decisões de prioridades.

É recomendado riscar, pintar um círculo ao lado ou escrever um “ok” após a execução das tarefas. Além de não perder tempo lendo as que já foram realizadas, é mais difícil chegar ao fim do dia com todas marcadas e deixar apenas uma em branco. A tendência é que se tente ao máximo preencher todas.

Uma dica simples, mas que pode fazer muita diferença, é criar uma rotina, além dos compromissos específicos do planner. Utilizando uma tabela semanal de horários de rotina mais ampla é mais fácil se organizar, pois já está condicionado àquelas atividades. Um exemplo é colocar todas as atividades que tem horários fixos, horário de trabalho, de refeição, descanso, rotina matinal e noturna ao acordar e antes de dormir, horário de estudo. Tendo prontos esses blocos de atividades, é mais ágil encaixar as pequenas atividades do dia no horário mais adequado, e perceber quantas horas está gastando em cada atividade.

2) Pomodoro

Pomodoro é um método de gestão de tempo, proposta por Francesco Cirillo, divulgado no início dos anos 90. Muito útil para auxiliar na concentração nos estudos e nas tarefas em geral, busca aumentar a produtividade fazendo com que a pessoa alterne entre ciclos de concentração e descanso. Pomodoro significa tomate em italiano, o que remete ao timer que Francesco utilizou para desenvolver a técnica: um timer de cozinha em formato de… tomate!

A técnica consiste em fazer uma lista de tarefas e utilizar ciclos de 25 minutos de concentração total nessas tarefas. Entre um ciclo e outro, é recomendado um intervalo de 5 minutos: nessa pausa devemos marcar o que já foi feito da lista e fazer outras pequenas tarefas paralelas que não fazem parte da lista (banheiro, café). A cada 4 ciclos, é recomendado um intervalo de 15 minutos. Esse tempo é o mais usual, mas é interessante que cada pessoa adapte os ciclos e os intervalos de acordo com sua rotina e evolução, afinal, algumas tarefas requerem um tempo maior de execução ininterrupta e, com o avanço da técnica, é possível passar mais tempo em estado de concentração.

Existem vários aplicativos prontos para utilização do Pomodoro, entre eles o Pomofocus, que funciona na Web:

https://pomofocus.io/

3) Kanban

Kanban é uma ferramenta de gestão de tarefas, que faz parte da metodologia ágil, e utiliza tabelas e cartões. É composta por colunas, escolhidas de acordo com os projetos, mas que basicamente definem o que está por fazer, o que está sendo feito e o que já foi concluído. Esse método pode ser feito em quadros, murais, utilizando blocos coloridos. O importante é seguir o formato de colunas e cores para que se tenha uma visualização muito clara do projeto total. O kanban é muito interessante quando utilizado de forma colaborativa.

Trello e Miro são aplicativos que fornecem um quadro com cartões, que podem ser utilizados de acordo com o kanban. O Trello conta, inclusive, com modelos prontos criados por usuários que podem ser utilizados de acordo com a necessidade. Ambos são muito indicados para compartilhamento entre grupos e times.

https://miro.com/

https://trello.com/

4) Notion

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O aplicativo Notion permite criar páginas com anotações, calendários, tabelas, to-do lists, kanban – com inserção de códigos de programação, áudios, PDFs, imagens, vídeos e links. É uma ferramenta completa, ótima para organização de projetos de trabalho e estudos, e possibilita a interligação entre páginas e o compartilhamento com outras pessoas.

5) Google Keep

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O Google Keep funciona como um aplicativo para notas manuscritas, digitadas, de imagens e listas com checkbox. A interface e funcionamento são muito simples, permite compartilhamento das notas com outras pessoas e possui função de lembrete, onde pode ser programado um alarme para o dia e horário escolhidos. É muito útil para notas rápidas, lembretes de horários, listas de compras, receitas, listas de itens para não esquecer de levar em viagens.

6) Forest

Android | iOS

Forest é um aplicativo semelhante ao método Pomodoro, com ciclos de concentração e descanso. A diferença é que ele é mais gamificado: você inicia com um terreno vazio e, a cada ciclo completado, surge uma plantinha que vai completando sua floresta.

Um recurso muito interessante é a possibilidade de separar as tarefas por tipo com uma “tag” e visualizar quantas horas por dia, semana, mês e ano foram dedicadas. Como estudos de inglês, por exemplo. Isso permite uma análise desses gráficos de resultados para melhor organização de horários e tempo.

7) Habitica

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Habitica é um exemplo de aplicativo de gestão de tarefas e hábitos gamificado. Quem curte games vai adorar o funcionamento, que se baseia em um RPG e, ao concluir tarefas e hábitos, você pode trocar as moedas fictícias por itens para seu personagem, além de aumentar seu nível e experiência.

É uma proposta interessante e, segue uma tendência de gamificação de atividades e processos cotidianos para torná-los mais prazerosos e produtivos. Existe uma palestra da designer de games Jane McGonigal para quem desejar saber mais sobre o assunto, clique aqui.

8) Todo Tree

Para os desenvolvedores que utilizam VSCode, trazemos uma dica de extensão. Todo Tree é uma ferramenta para marcar no código com um “TODO” ou “FIXME” o que é necessário modificar ou criar posteriormente e, ao abrir a extensão, exibe a lista com todas as marcações que, ao serem clicadas, levam diretamente aquele ponto do código. Sem dúvidas, contribui para a produtividade por ser simples, rápido e visual.

Espero que essas dicas auxiliem na produtividade e praticidade de sua rotina!

Conteúdo produzido por Gabriela Reis.

Este texto foi produzido por um autor convidado. Tem interesse em compartilhar algum conteúdo no Blog da Vulpi? Clique aqui.


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