Onboarding em TI: como receber novos colaboradores em 5 dicas

O processo de Onboarding de novos funcionários merece muita atenção do RH e também do líder da área que vai receber a nova pessoa. E na área de TI não é diferente. Na verdade, o Onboarding em TI demanda ainda mais cuidados, e de forma mais técnica.

Mas o que é? Onboarding é o conjunto de procedimentos usados dentro de uma empresa para receber um novo profissional. Ele tem objetivo de integrá-lo e capacitá-lo em relação aos outros profissionais, ao ambiente e aos processos internos.

Esse processo abrange uma série de momentos que aproximam uma nova pessoa contratada e a cultura da sua empresa. É mais do que simplesmente mostrar onde ele vai sentar, seus equipamentos e o banheiro, mas realmente fazer uma imersão na alma e processos da empresa.

É possível citar alguns pontos de atenção que toda empresa precisa ter. Podemos até agrupar em um pacote básico, de qualquer área, e em um especializado em TI.

Neste conteúdo, você vai entender as vantagens do Onboarding, como implementar e acompanhar. Você pode ainda fazer o download da Planilha de Onboarding, que vai te guiar durante todo o processo.

Por que é importante?

Ao contratar um novo profissional, já é normal a empresa considerar os primeiros meses, como um período de rampagem. Ou seja, nesse tempo essa pessoa estará ambientando-se à empresa e aos processos. É o tempo que ela precisa para ter o alinhamento necessário para começar a performar com todo o seu potencial. Nesse período, não é nem esperado que ela receba a mesma cobrança e tenha o mesmo desempenho que um funcionário mais antigo.

Mas é claro que, quanto antes o novo colaborador começar a fazer entregas satisfatórias, melhor para a empresa. E o processo de Onboarding bem feito pode acelerar esse período de rampagem.

O Onboarding ajuda na integração mais rápida e efetiva da pessoa nova, o que reflete nas entregas, resultados e influencia para que o novo profissional seja mais feliz no trabalho. A pessoa que passa por esse processo já inicia o trabalho mais motivada e fica mais à vontade para contribuir.

A integração beneficia muito mais do que a produtividade dos funcionários. O clima organizacional como um todo é afetado. Isso impacta até na cultura na prática.

Segundo a Globalization Partners, um bom onboarding pode aumentar o desempenho da nova pessoa em 20%. E ele ainda influencia na retenção. Os impactos chegam a 70% de permanência de três anos ou mais. Impactando positivamente no turnover.

Processo de Onboarding: Por onde começar?

Cada organização faz sua iniciação de forma diferente, mas alguns passos podem ser considerados obrigatórios para qualquer empresa. O novo profissional precisa se sentir acolhido, e algumas ações podem ajudar nisso logo de cara, antes mesmo da pessoa começar.

1 – Envie um email antes do primeiro dia

Depois de oficializar a contratação, antes do primeiro dia de trabalho, envie um email para o novo profissional. Nesse email você pode confirmar a data e horário de início das atividades dele na empresa, dar as boas vindas e as primeiras instruções.

2 – Apresente as pessoas e o lugar

Comece apresentando o lugar, faça o tour completo, mostre onde fica tudo e onde a pessoa irá sentar. Apresente a pessoa nova e peça que os outros colaboradores se apresentem. Mostre como é a cultura na prática.

3 – Faça uma grande imersão nas áreas da empresa

A pessoa recém contratada precisa entender sobre os processos da empresa como um todo, não apenas da sua área. É importante que ela tenha reunião com cada líder da empresa para entender a estrutura daquele time, como ele funciona e qual é a relação com a área que a pessoa está entrando.

4 – Explique os números da empresa

É interessante que a pessoa nova entenda sobre as metas das diferentes áreas. Principalmente da área que irá recebê-la. Como as tarefas dela irão impactar essa meta? Fale sobre os objetivos, salário e bonificação. Deixe claro também como funciona o plano de carreiras.

5 – Entregue o que for necessário para o trabalho

Passe para o novato a conta do email corporativo, login de ferramentas de trabalho, o computador individual e o que mais for necessário. Se tiver, é bem legal entregar um kit de boas vindas, por exemplo com caneca, caneta, caderninho.

Além do passo a passo

Outro fator que pode parecer detalhe, mas merece atenção, são os assuntos do dia a dia. Muitas vezes, os valores, rotinas e até algumas gírias passam despercebidos pelos funcionários atuais e mais antigos da empresa, mas precisam ser comunicadas de forma clara para todas as pessoas novas, é importante que elas se sintam incluídas.

É de extrema importância fazer o acompanhamento do novo profissional durante seu período de adaptação que, usualmente, é de 90 dias. Essa prática ajuda também na retenção de pessoas, diminuindo o turnover na empresa.

Nesse tempo, considerado de adaptação e rampagem, é essencial que haja muita conversa e feedback. Você pode deixar logo de cara o caminho livre para conversas sinceras. O novo profissional deve ser encorajado a se manifestar se alguma expectativa estiver sendo frustrada ou se algo não estiver legal. Assim como ele também precisa escutar sobre o trabalho dele e o que pode ser melhorado.

Onboarding na Prática

Se quiser um guia com o que precisa ser considerado em cada etapa do Onboarding do novo profissional, a Vulpi tem um material completo em formato de planilha para você mesmo preencher e garantir que não há nada faltando nos seus processos.

Além dos passos gerais, em vagas técnicas, existem alguns outros cuidados a serem tomados. O Onboarding em TI é mais específico. No caso de profissionais de tecnologia, pode ser:

• Mostrar onde ficam senhas de acesso e playbooks;
• Demonstrar como é (ou como montar) o ambiente de desenvolvimento e políticas do servidor;
• Apresentar ferramentas utilizadas além do ambiente de desenvolvimento: análise climática de código, repositórios etc.;
• Mostrar como as integrações e APIs funcionam;
• Explicar como as redes e VPNs são usadas;
• Apresentar o backlog de tarefas;
• Apresentar rituais: especialmente se usam metodologia ágeis, como horário das dailies, retrospectives, plannings;
• Esclarecer dúvidas sobre produtos, clientes e stacks a fim de expandir para outra vertical;
• Contar em quais comunidades estão presentes e se há empresas parceiras de treinamento;
• Apresentar o plano de carreira para devs.

Outro ponto de atenção, é quando acontece a mobilidade de talentos. Especialmente quando falamos de alguém que mudou de cidade para entrar na sua empresa, é importante se atentar a esses pontos:

Pontos adicionais para receber bem alguém que vem de fora:

• Apresentar quais são os principais bairros da cidade;
• Linhas de transporte próximas;
• Pontos turísticos realmente legais;
• Se há pontos inseguros, horários de trânsito pesados;
• Indicações de restaurantes, academias, supermercados e hospitais próximos;

Crie um sistema interno

Outro ponto interessante, principalmente quando o colaborador vem de outra cidade, é criar um buddy system, pareando a pessoa nova com um(a) mentor(a) ou alguém mais experiente. A ideia é que seja alguém fora do time que a pessoa vai entrar, para promover a conexão — e empatia — entre áreas.

Segundo cases da Donut, os melhores buddies são voluntários, que estão dispostos a entender como é o processo de onboarding e têm interesse em almoçar e convidar pessoas novas para atividades dentro e fora do trabalho nos primeiros 30 dias. 

É importante lembrar que esses voluntários precisam ser treinados para que vieses como ter preferências políticas ou uma série preferida diferente sejam pontos de interação, e não sinais de que a nova pessoa não é fit.

Ambos, buddy e novo(a) colaborador(a) são convidados a fazerem one on ones semanais com seus gestores para relatar como vai a experiência.

Conclusão

A ideia é captar qualquer desalinhamento desde o início e fazer do ongoing uma experiência positiva para ambos os lados.

O Onboarding é um procedimento repleto de benefícios para a organização e para o novo colaborador. Ele tem um papel muito importante na sua adaptação e contribui diretamente para que as pessoas sejam mais felizes no trabalho. Assim como a Vulpi.

Além disso, ele pode ser bem estratégico para empresa e gerar resultados positivos se aplicado da forma correta.